Evidenz
Schulprozesse: was Tuttuno schon abnimmt und was als Nächstes kommt
Ziel ist, dass ein Vorgang ohne Tippen erledigt wird: ein Ereignis stößt ihn an, ein Mensch bestätigt mit einem Klick, nur die Ausnahme braucht Hände. Die Tabelle zeigt 31 Prozesse – 5 laufen automatisch, 22 teilweise, bei 4 fehlt noch alles.
Zeitersparnis und Häufigkeit sind Schätzungen für eine Schule mit etwa 600 Kindern, bis Schulen eigene Zahlen melden. Rang = Häufigkeit × Ersparnis ÷ Aufwand. Es steht hier nichts über einzelne Menschen.
| Rang | Prozess | Stand | Auslöser | Bestätigt | Ausnahme | Grenze | Anbindung | Minuten je Woche offen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 (300) | Klassenarbeiten, Prüfungen und Termine Lehrkräfte, Klassenleitung, Schulleitung Terminhinweis gegen Häufung, Prüfung der Arbeit auf Umfang, Klarheit und Operatoren, Kalender der Klasse, Nachschreibetermine. | automatisch | Eine Klassenarbeit wird angesetzt | Die Lehrkraft bestätigt Tag und Umfang | Mehr als erlaubte Arbeiten je Woche, Nachschreiben | beides: Termine mit der Klasse am Server; Noten nie. | Klassenbuch der Schule | 0 |
| 2 (120) | Krankmeldung des Kindes Eltern, Klassenleitung, Sekretariat Drei Schritte, Mailtext und Kalenderdatei; das Verpasste des Tages wird gleich mitgeliefert. | teils | Eltern öffnen am Morgen den Link „Mein Kind ist krank“ | Die Eltern senden die fertige Mail aus dem eigenen Postfach; die Klassenleitung hakt ein | Ansteckende Krankheit, Prüfungstag oder Attestpflicht | Gerät: Krankmeldungen bleiben am Gerät, nie am Server (CLAUDE.md, Daten und Datenschutz). | IServ-Postfach und Klassenbuch der Schule | 120 |
| 3 (93.8) | Vertretung und Ausfall Lehrkräfte, Schulleitung, Sekretariat Zur Vertretung liegt Material nach verfügbarer Zeit bereit; „fällt aus“ zeigt die Folge vorher und lässt sich zurücknehmen. Die Planung selbst bleibt im Plansystem. | teils | Eine Lehrkraft fehlt oder eine Stunde fällt aus | Die Vertretungsplanung bestätigt den Vorschlag | Kurzfristiger Ausfall nach 7 Uhr, Aufsichtspflicht | beides: Stundenpläne ohne Namen am Server; Zuordnung bei der Lehrkraft. | Untis / DAVINCI (Ablösung frühestens 2028) | 188 |
| 4 (90) | Elternbrief und Rundmail Lehrkräfte, Schulleitung, Eltern Elternschreiben entstehen aus dem Anlass als Text; nichts wird gespeichert (Grundregel 4). | teils | Ein Termin, eine Fahrt oder ein Elternabend steht an | Die Lehrkraft sendet den fertigen Text aus dem Schulpostfach | Rechtlich heikle Mitteilungen (Datenschutz, Kinderschutz) | Gerät: Elternadressen bleiben am Gerät. | IServ-Mail, Schulmanager, Sdui | 90 |
| 5 (80) | Entschuldigung und Fehlzeiten Eltern, Klassenleitung Die Mitteilung trägt eine feste Zeile fürs Klassenbuch; ein Klick trägt in die Fehlzeiten ein; Fristen für das Attest werden gerechnet. | teils | Die Mitteilung der Eltern kommt an | Die Klassenleitung bestätigt eine fertige Klassenbuch-Zeile | Unklare oder fehlende Entschuldigung nach Fristablauf | Gerät: Fehlzeiten einzelner Kinder bleiben am Gerät der Lehrkraft. | Digitales Klassenbuch (Datei- oder Schnittstellenweg folgt) | 120 |
| 6 (66.7) | Lernplattform und Aufgabenverteilung Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler Export in Lernräume als Datei; Anbindung per LTI 1.3 fehlt noch. | teils | Eine Lehrkraft stellt eine Aufgabe oder Stunde bereit | Die Lehrkraft prüft die Auswahl | Eigene Inhalte der Lehrkraft | Server: Nur Inhalte, keine Schülerdaten. | Moodle, Lernraum Berlin, Schul-Cloud (LTI 1.3) | 100 |
| 7 (62.5) | Stundenplan und Planänderung Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte Import über die iCal-Datei aus Untis oder WebUntis; Plan je Klasse. | teils | Der Plan der Schule wird veröffentlicht oder ändert sich | Das Kind oder die Lehrkraft bestätigt die erkannte Zuordnung | Importfehler: Tuttuno zeigt, was es nicht verstanden hat | beides: Pläne ohne Namen am Server. | Untis, WebUntis (Ablösung später über ein Stufentor) | 125 |
| 8 (60) | Raumbuchung und Raumbedarf Lehrkräfte, Sekretariat Nur der Raumcheck für Barrierefreiheit der Klasse; eine Raumbuchung gibt es nicht. | fehlt | Eine Lehrkraft braucht einen Fach- oder Sonderraum | Das Sekretariat bestätigt eine Anfrage nur bei Konflikt | Doppelbelegung, Veranstaltungen | Server: Räume und Zeiten ohne Personen; Namen nur als Kürzel der Lehrkraft. | Untis-Raumplan, IServ-Ressourcen | 240 |
| 9 (60) | Klassenfahrt und Ausflug Klassenleitung, Eltern, Schulleitung Aus Ziel, Datum und Kosten entstehen alle Papiere auf einmal; der Antrag läuft als Kette. | teils | Die Klassenleitung nennt Ziel, Datum und Kosten | Die Schulleitung genehmigt, die Eltern unterschreiben | Kinder mit Unterstützungsbedarf, Kostenübernahme | Gerät: Namen und Gesundheit nur am Gerät. | Zahlung über Stripe/PayPal/SEPA-Datei, kein eigenes Geldkonto | 90 |
| 10 (60) | Kurs- und AG-Wahl Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte Wahl mit Code, Kartenabstimmung, AG-Karte und Kurse; Zuteilung läuft nach den Wünschen. | automatisch | Die Schule öffnet eine Wahl | Die Lehrkraft schließt die Wahl und bestätigt die Zuteilung | Zu viele Wünsche für einen Kurs | beides: Wünsche pseudonym; die Zuordnung bleibt bei der Lehrkraft. | LUSD (Kurslisten als Datei) | 0 |
| 11 (53.3) | Essensbestellung und Abmeldung Eltern, Schülerinnen und Schüler, Sekretariat Nichts. Bei einer Krankmeldung wird die Abmeldung vom Essen noch nicht mitgeliefert. | fehlt | Ein Kind ist krank oder fehlt | Die Eltern bestätigen die Abmeldung | Allergien und Weltanschauung (nie am Server) | Gerät: Weltanschauung und Gesundheit nur am Gerät. | MensaMax, kitafino (Tuttuno meldet ab) | 160 |
| 12 (53.3) | Ganztag und Hort Eltern, Erzieherinnen und Erzieher, Klassenleitung Lernzeit im Hort, verzahnt mit dem Unterricht; Abholung ist vorbereitet. | teils | Ein Kind ist im Hort angemeldet; Abholung ändert sich | Die Eltern bestätigen Änderungen; der Hort sieht nur die Lernzeit | Abholung durch Dritte | Gerät: Keine Schülerdaten im Hort. | Hort- und Kita-Software (KigaRoo und Co.) | 80 |
| 13 (45) | Betriebspraktikum Lehrkräfte, Eltern, Betriebe Praktikums-Paket mit Unterlagen, Besuchsplan und Rückmeldung. | teils | Jahrgang 9 beginnt die Praktikumsplanung | Die Lehrkraft bestätigt Betrieb und Vereinbarung | Kein Betrieb gefunden, Inklusion | Gerät: Namen der Kinder und Betriebe am Gerät. | – | 45 |
| 14 (40) | Schuljahrestermine Schulleitung, Sekretariat, Lehrkräfte, Eltern Der Jahresterminplan wird eingelesen; der Kalender steht in jedem Plan und als Kalenderdatei. | automatisch | Beginn des Schuljahres, Terminplan der Schule liegt als Datei vor | Die Schulleitung bestätigt die erkannten Termine | Kurzfristige Verlegungen | Server: Termine der Schule sind keine Personendaten. | IServ-Kalender | 0 |
| 15 (40) | Anträge an die Schulleitung Lehrkräfte, Schulleitung, Sekretariat Mehrstufige Antragskette mit Rolle, Frist, Formular und Dokument je Stufe. | teils | Eine Lehrkraft braucht eine Genehmigung | Jede Stufe bestätigt mit einem Klick | Fristen des Landes, Zustimmung des Personalrats | beides: Verlauf ohne Inhalte am Server; Inhalte am Gerät. | weBBschule für amtliche Formulare | 60 |
| 16 (37.5) | Ausleihe von Geräten und Medien Lehrkräfte, Sekretariat, Schülerinnen und Schüler Nichts. Bibliotheken laufen über Littera und ähnliche Systeme. | fehlt | Jemand leiht ein Gerät oder Buch aus | Die Ausgabestelle scannt oder bestätigt | Verlust, Schaden | Gerät: Wer was hat, bleibt bei der Schule; Tuttuno nur über eine Anbindung. | Littera (Bibliothek), Geräteliste der Schule | 150 |
| 17 (30) | Fortbildung und Fortbildungskonto Lehrkräfte, Schulleitung Das Konto über 600 Minuten rechnet selbst; Angebote und Auswahl liegen bereit. | automatisch | Eine Lehrkraft besucht eine Fortbildung | Die Lehrkraft bestätigt die Minuten | Genehmigung durch die Schulleitung | Gerät: Das persönliche Konto bleibt am Gerät; keine Auswertung einzelner Lehrkräfte (Grundregel 6). | – | 0 |
| 18 (30) | Nachteilsausgleich-Verfahren Klassenleitung, Eltern, Schulleitung Verfahren mit Klassen- und Leitungssicht; Folgen für Klassenarbeiten sind angeschlossen. | teils | Ein Befund oder ein Gutachten liegt vor | Die Schulleitung beschließt, die Klassenleitung setzt um | Streit über den Umfang | Gerät: Kein Merkmal am Server, aus dem eine Behinderung ableitbar ist. | – | 30 |
| 19 (27) | Elternsprechtag Eltern, Lehrkräfte Zeitfenster anlegen, Buchung durch die Eltern, Liste bei der Lehrkraft; Gesprächsvorbereitung. | automatisch | Die Lehrkraft legt Zeitfenster an | Niemand: Eltern buchen selbst, die Liste steht bei der Lehrkraft | Dringender Gesprächsbedarf außerhalb der Zeit | beides: Buchungen ohne Klarnamen am Server. | Schulmanager, Sdui, IServ-Termine | 0 |
| 20 (25) | Hospitation und Ausbildung Referendarinnen und Referendare, Seminarleitung, Lehrkräfte Hospitationsprotokoll, Reflexionsbogen und Seminar-Vorgaben; der Entwurf der Stunde entsteht dazu. | teils | Eine Hospitation wird angesetzt | Die Ausbildungslehrkraft prüft Protokoll und Reflexion | Beurteilungen (nur durch Menschen) | Gerät: Beurteilungen nie am Server. | – | 25 |
| 21 (22.5) | Zeugnisfristen und Zeugniskonferenz Lehrkräfte, Schulleitung, Sekretariat Ablauf je Schulform von den Noten bis zum Zeugnis, Fahrplan der Zeugniskonferenz, Zeugnistexte. | teils | Zeugnistermin des Schuljahres nähert sich | Die Klassenleitung bestätigt den Fahrplan | Versetzungsgefährdung, Nachprüfung | Gerät: Noten nur am Gerät; keine Notenverwaltung für die Schule. | LUSD, weBBschule (Tuttuno liefert Dateien hinein) | 45 |
| 22 (22.5) | Elternabend und Elternvertretung Klassenleitung, Eltern, Elternvertretung Elternabend-Paket, Versammlungsregeln je Land, Elternämter. | teils | Elternabend im Schuljahresplan | Die Klassenleitung bestätigt Einladung und Tagesordnung | Wahl der Elternvertretung nach Landesrecht | Gerät: Adressen der Eltern am Gerät. | IServ-Mail, Schulmanager | 23 |
| 23 (20) | Konferenzen und Protokolle Lehrkräfte, Schulleitung Konferenzvorgang mit Blatt, Szenarien, Protokoll und Beschlusskontrolle. | teils | Konferenztermin steht im Kalender | Die Leitung bestätigt Tagesordnung und Beschlüsse | Personalangelegenheiten | beides: Beschlüsse ohne Namen; Noten und Personen nur am Gerät. | – | 30 |
| 24 (20) | Schulbuchausleihe Sekretariat, Eltern, Schülerinnen und Schüler Bücherlisten werden aus Datei gelesen; Ausgabe und Rückgabe fehlen. | teils | Beginn des Schuljahres, Bücherliste liegt vor | Das Sekretariat bestätigt Ausgabe und Rückgabe | Befreiung, Verlust | Gerät: Wer welches Buch hat, bleibt bei der Schule. | Schulträger-Ausleihe, Littera | 40 |
| 25 (20) | Unfall und Schülerunfallanzeige Lehrkräfte, Sekretariat, Schulleitung Die Zuarbeit zur Unfallanzeige: das Blatt, das niemand zweimal schreibt. | teils | Ein Kind verletzt sich in der Schule | Die Lehrkraft prüft das vorausgefüllte Blatt | Meldepflichtiger Unfall (Unfallkasse) | Gerät: Gesundheit nur am Gerät. | Unfallkasse (Meldung bleibt bei der Schule) | 20 |
| 26 (18.8) | Beschaffung und Bestellungen Fachleitung, Schulleitung, Sekretariat Nichts. Die Antragskette könnte den Weg tragen; Budget und Bestellung fehlen. | fehlt | Eine Fachschaft braucht Material oder Lizenzen | Die Schulleitung gibt Budget und Bestellung frei | Vergaberecht ab Schwellenwert | Server: Schulbudget ist keine Personendaten. | Schulträger-Portale, Haushaltsprogramm | 75 |
| 27 (18) | Attest und Frist Eltern, Klassenleitung Die Frist wird aus den Fehlzeiten gerechnet; die Aufforderung entsteht als Text zum Senden aus dem Schulpostfach. | teils | Fehlzeit überschreitet die Schwelle der Schulordnung | Die Klassenleitung sendet die vorbereitete Aufforderung | Chronische Erkrankung, Nachteilsausgleich | Gerät: Gesundheitsdaten nur am Gerät. | – | 18 |
| 28 (16) | Beurlaubung vom Unterricht Eltern, Klassenleitung, Schulleitung Die Entscheidung der Klassenleitung ist vorbereitet; der Bescheid entsteht als Text. | teils | Eltern beantragen einen freien Tag | Die Klassenleitung oder Schulleitung entscheidet mit einem Klick | Tage vor und nach den Ferien, Prüfungszeit | Gerät: Gründe der Beurlaubung nur am Gerät. | Klassenbuch der Schule | 16 |
| 29 (15) | Einschulung und Schulanfang Eltern, Schulleitung, Sekretariat Fristen und Regeln je Land, Hinweise für Eltern und Schulanfang; Anmeldung und Aufnahme in die Schulverwaltung fehlen. | teils | Das Anmeldefenster des Landes öffnet | Die Eltern bestätigen ihre Angaben; das Sekretariat nimmt auf | Zurückstellung, Sprachstand | Gerät: Angaben zur Familie nur am Gerät. | LUSD, weBBschule | 30 |
| 30 (12.5) | Schulwechsel und Übergabe Eltern, Sekretariat, Klassenleitung Übergabe des Lernstandes als Datei im Gerät; Akte und Abmeldung fehlen. | teils | Ein Kind wechselt Klasse oder Schule | Die Eltern geben den Lernstand frei | Übergabe von Schülerakten (Landesrecht) | Gerät: Alles am Gerät der Familie; keine Übergabe über den Server. | LUSD, weBBschule | 25 |
| 31 (10) | Stellen- und Geräteanfragen der Schule Schulleitung, Sekretariat Stellengerät zur Planung der Stellen, ohne Einzelpersonen. | teils | Die Schulleitung braucht Zahlen für Stellenplanung und Gerätebedarf | Die Schulleitung bestätigt die Zahlen | Meldungen an die Schulaufsicht | Gerät: Keine Auswertung einzelner Lehrkräfte (Grundregel 6). | LUSD | 15 |
Punkte „Prozesse automatisiert“: 32 von 62 – diese Zahl steigt nur.