Den Vertretungsplan jeden Tag automatisch einpflegen

1. Einmal einrichten

1. Die Schulleitung schaltet den Vertretungsplan des Tages ein. Das geht nur mit bestätigter Leitung. Vorher informiert sie den Personalrat.
2. Die Schulleitung benennt, wer einpflegen darf: die Person mit der Vertretungsplanung und mindestens eine Stellvertretung. Wir empfehlen zwei Personen.
3. Jede Lehrkraft trägt einmal ihr Kürzel unter „Meine Ämter“ ein, genau so, wie es im Vertretungsplan steht. Nur sie selbst sieht es.
4. Die Person mit der Vertretungsplanung erzeugt die Einpflege-Adresse. Die Adresse erscheint nur einmal. Bewahren Sie sie wie ein Passwort auf.

2. Jeden Tag

1. Planen Sie wie immer in Ihrem Programm. Tuttuno plant nichts und ändert nichts an Ihrem Plan.
2. Von Hand: Exportieren Sie den Vertretungsplan und ziehen Sie die Datei auf die Seite „Vertretungsplan einpflegen“. Sie sehen eine Vorschau und klicken auf „Übernehmen“.
3. Von selbst: Richten Sie einmal die Aufgabenplanung auf dem Untis-Rechner ein. Dann schickt der Rechner die Datei um 6:30 Uhr und danach alle 30 Minuten bis 14 Uhr. Sie müssen nichts mehr tun.
4. Eine neue Datei für einen Tag ersetzt die alte Fassung dieses Tages. Änderungen am Morgen kommen so mit der nächsten Sendung an.

Die Adresse ist wie ein Schlüssel. Wer sie kennt, kann einen Plan einspielen. Taucht sie irgendwo auf, erneuern Sie sie mit einem Klick. Die alte Adresse gilt dann sofort nicht mehr.

$datei = "C:\Tuttuno\GPU014.TXT"
if (Test-Path $datei) { Invoke-WebRequest -Uri "https://teachone.app/api/vertretung/IHRE-ADRESSE" -Method Post -InFile $datei -UseBasicParsing | Out-Null }

schtasks /Create /TN "Tuttuno Vertretungsplan" /SC MINUTE /MO 30 /ST 06:30 /ET 14:00 /TR "powershell.exe -NoProfile -ExecutionPolicy Bypass -WindowStyle Hidden -File C:\Tuttuno\vertretung.ps1"

Wenn jemand krank ist

1. Wenn Sie krank sind, läuft der Upload weiter, solange jemand in Untis plant und exportiert. Die Aufgabenplanung braucht keinen Menschen.
2. Ihre Stellvertretung kann jederzeit von Hand einpflegen und die Adresse erneuern. Jede bestätigte Leitungsperson kann das auch, zum Beispiel die stellvertretende Schulleitung.
3. Kommt für heute nichts an, sehen die Kolleginnen und Kollegen auf ihrer Karte: „Für heute ist noch kein Plan eingepflegt. Bitte Aushang prüfen.“ Tuttuno zeigt nie den Plan eines anderen Tages als heutigen.
4. Der alte Weg bleibt: Jede Lehrkraft kann den Plan als Datei oder PDF weiter selbst hochladen, wenn gar niemand einpflegt.

3. Was die Kolleginnen und Kollegen sehen

1. Auf „Meine Woche“ steht oben eine Karte, zum Beispiel: „Heute Vertretung: 3. Stunde, 8b, Mathematik, Raum 204“.
2. Darunter steht ein Vorschlag für die Stunde. Wer fachfremd vertritt, bekommt eine Übungsstunde mit Lösungen. Wer das eigene Fach vertritt, bekommt die nächste Stunde des Plans.
3. Den Stoffstand der Klasse gibt es nur, wenn die Lehrkraft der Klasse eine Übergabe eingerichtet hat. Sonst gibt es eine fertige Stunde für den Jahrgang, ohne Vorbereitung.
4. Jede Karte trägt den Stand, zum Beispiel „Stand: 7:12“. So sieht man, ob eine spätere Änderung schon angekommen ist.
5. Jede Lehrkraft sieht nur ihre eigenen Zeilen. Niemand sieht, wer fehlt.

4. Was Tuttuno nicht speichert

1. Wer fehlt: Die Spalte mit der abwesenden Lehrkraft und den Grund liest Tuttuno nicht ein.
2. Bemerkungen und freie Texte: Dort stehen oft Namen und Gründe. Sie werden verworfen.
3. Stunden, die ohne Vertretung ausfallen.
4. Vergangene Tage: Gespeichert sind nur heute und die nächsten Tage aus der Datei. Alles davor wird gelöscht.
5. Es gibt keine Übersicht, wer wie oft vertritt, und keine Statistik. Die Schulleitung sieht nur einen Satz: wann zuletzt eingepflegt wurde, wie viele Vertretungen es sind und wie viele Kürzel zu keinem Konto passen.

Untis (auf dem Rechner)

1. Öffnen Sie den Export als Textdatei: im Menü unter „Import/Export“ den Export „TXT-Datei (CSV)“ und dort „Vertretungen“. Untis schreibt die Datei GPU014.TXT.
2. Wählen Sie als Zeitraum heute bis in einer Woche.
3. Speichern Sie die Datei immer unter demselben Namen im selben Ordner, zum Beispiel im Ordner C:\Tuttuno.
4. Geht auch: die HTML-Seiten des Vertretungsplans, die Untis für den Monitor oder die Schulwebseite schreibt. Nehmen Sie den Plan für Lehrkräfte, nicht den für Schülerinnen und Schüler.
5. WebUntis gibt seine Daten über die Schnittstelle nur an Partner der Untis GmbH heraus. Tuttuno ist kein Partner. Der Weg ist deshalb der Export aus Untis auf dem Rechner.

Beispiel für den Ordner: C:\Tuttuno\GPU014.TXT

DaVinci

1. Geben Sie den Vertretungsplan für Lehrkräfte als HTML-Seite oder als CSV-Tabelle aus.
2. Die Tabelle braucht mindestens die Spalten Stunde, Klasse und Vertretung. Datum, Fach und Raum sind gut, aber nicht nötig.
3. Speichern Sie die Datei immer unter demselben Namen im selben Ordner.

Beispiel für den Ordner: C:\Tuttuno\vertretung.html

Indiware (stundenplan24, VpMobil)

1. Indiware erzeugt für stundenplan24 und die App VpMobil je Tag eine Datei mit dem Klassenplan, zum Beispiel PlanKl20260928.xml. Diese Datei liest Tuttuno.
2. Tuttuno nimmt daraus nur die Stunden, bei denen die Lehrkraft geändert ist.
3. Finden Sie die Datei nicht, geben Sie den Vertretungsplan für Lehrkräfte als HTML-Seite oder CSV-Tabelle aus. Das klappt immer.

Beispiel für den Ordner: C:\Tuttuno\PlanKl.xml

Excel oder eine eigene Tabelle

1. Speichern Sie die Tabelle als CSV mit Semikolon als Trennzeichen.
2. Erste Zeile: Datum; Stunde; Klasse; Fach; Raum; Vertretung. Eine Zeile je Stunde.
3. Die Spalte, wer fehlt, braucht Tuttuno nicht. Lassen Sie sie weg.

Beispiel für den Ordner: C:\Tuttuno\vertretung.csv

Notfalls: das PDF vom Aushang

1. Laden Sie das PDF des Plans für Lehrkräfte hoch.
2. Das Lesen von PDF ist am Plan einer Berliner Schule gebaut. Andere Layouts erkennt Tuttuno vielleicht nicht. Dann zeigt die Vorschau keine Zeilen, und Sie nehmen besser den Export als Tabelle.

Beispiel für den Ordner: C:\Tuttuno\vertretung.pdf